Chi phí “chìm” và việc ra quyết định
Chi phí “chìm” và việc ra quyết định
Trong một “show” của chương trình truyền hình về kỹ năng điều hành doanh nghiệp có đưa ra tình huống: Một công ty đang gặp khó khăn, nhiều tháng liền không ký được hợp đồng bán hàng nào. Sau nhiều nỗ lực tìm kiếm, trưởng phòng kinh doanh đem về một hợp đồng, trình tổng giám đốc (CEO) ký, đồng thời báo cáo là đã chi vượt một khoản so với định mức chi phí trên hợp đồng.
CEO không đồng ý ký hợp đồng vì cho rằng hợp đồng này đã chi vượt định mức quy định của công ty. Trưởng phòng kinh doanh thì nằng nặc đòi CEO phải ký với lý do thời buổi này khó khăn lắm mới bán được hàng, người làm kinh doanh phải năng động “bôi trơn” để ký được hợp đồng, và nếu CEO không ký anh ta lấy tiền đâu để bù vào khoản tiền đã lỡ chi... Hai bên tranh cãi quyết liệt, kéo dài cho đến hết “show” truyền hình vẫn chưa ngã ngũ.
Trong thực tế cũng có nhiều tình huống tương tự như vậy; và việc ra quyết định của CEO (cũng như ý kiến tranh biện của các bên liên quan) rất thường bị chi phối bởi những con số mà nếu hiểu đúng bản chất thì cần phải bỏ qua, không nên quan tâm tới. Đó là những khoản chi phí không thể phục hồi được mà thuật ngữ chuyên môn gọi là “chi phí chìm”.
Ví dụ, một cây cầu được xây xong một nửa với chi phí (đã chi) 100 tỉ đồng thì được biết là đã chọn sai vị trí, sẽ không phát huy tác dụng, gây lãng phí khi đưa vào vận hành. Nếu xây tiếp nửa còn lại thì sẽ mất thêm 100 tỉ nữa nhưng kết quả sẽ có một cây cầu mà không phương tiện nào muốn đi qua và nếu đưa vào sử dụng sẽ gây lãng phí rất lớn. Trong khi đó, nếu xây lại một cây cầu khác ở một vị trí khác, hiệu quả hơn, sẽ phải đầu tư mới 200 tỉ đồng. Vậy có nên quyết định xây cầu mới hay không? Nếu nhà quản lý có khuynh hướng bảo thủ và muốn che giấu khuyết điểm họ sẽ tiếp tục cho xây cầu cũ với trăm ngàn lý do, trong đó có lý do chính là khỏi mang tiếng đã làm điều sai, gây thiệt hại. Ngược lại, nếu tính đến yếu tố “chìm” của 100 tỉ đồng đã bỏ ra (coi như không thể lấy lại được), người hiểu biết sẽ ủng hộ phương án xây cầu mới với kinh phí mới là 200 tỉ đồng (còn hơn là tiếp tục xây cầu cũ, tốn thêm 100 tỉ đồng nhưng không sử dụng được, để rồi cuối cùng cũng phải xây cây cầu khác).
Hay một ví dụ khác là bạn đã mua một vé xem kịch với giá 200.000 đồng rồi mới biết đó là một vở kịch không hay và khán phòng thì rất tệ. Bạn có hai lựa chọn:
Phương án 1: Tiếc tiền, chấp nhận mất thêm thời gian để xem một vở kịch mà bạn không hài lòng cả về nội dung lẫn không gian diễn.
Phương án 2: Bỏ vé, chấp nhận mất 200.000 đồng, để có thời gian xem một trận bóng đá hay trên ti vi hoặc làm gì đó mà bạn thích.
Trong trường hợp này, 200.000 đồng là chi phí chìm vì bạn đã bỏ ra mà không lấy lại được. Nếu cứ đưa con số 200.000 đồng vào để tính toán, cân nhắc khi ra quyết định, rất có thể bạn sẽ chọn phương án 1 (vì tiếc tiền); ngược lại, nếu hiểu được bản chất của “chi phí chìm”, chắc chắn bạn sẽ chọn phương án 2 không hề đắn đo.
Trở lại với tình huống ra quyết định của CEO nhắc ở đầu bài, việc ký duyệt hợp đồng và ký duyệt chi phí vượt định mức cần phải được xem xét độc lập. Có nghĩa là CEO sẽ có hai quyết định riêng biệt với hai đối tượng khác nhau:
Đối với khách hàng: CEO sẽ xem xét việc ký hay không ký hợp đồng dựa trên những yếu tố khác (ví dụ, các điều khoản của hợp đồng có gì bất lợi không, khách hàng này có thanh toán đúng hạn không, khả năng thực hiện hợp đồng từ phía công ty có vướng mắc gì không...) chứ không cần thiết phải nhìn vào con số đã chi vượt nữa. Thậm chí nếu phòng kinh doanh có lỡ chi cao hơn nhưng nếu xét thấy hợp đồng này có lợi thì CEO vẫn nên chấp nhận. Còn nếu thấy hợp đồng này bất lợi về mặt tổng thể (kể cả khi chưa chi đồng nào) thì CEO không nên ký.
Đối với nội bộ công ty: CEO sẽ xem xét đến việc trưởng phòng kinh doanh đã tự ý chi một khoản vượt định mức trong khi chưa biết chắc là khách hàng có ký hợp đồng hay không cũng như CEO sẽ chấp thuận với đề nghị này hay lại từ chối. Đây là một việc làm sai nguyên tắc. CEO có thể xem xét thấu đáo tính hợp lý, hợp tình, hợp pháp của khoản chi vượt để quyết định trưởng phòng kinh doanh phải tự bỏ tiền túi để trả cho khoản chênh lệch này hay công ty sẽ gánh khoản chi vượt.
Như vậy, trong mọi tình huống ra quyết định có liên quan đến chi phí, các nhà quản lý cần lưu ý đến các khoản “chi phí chìm”. Đừng vì tiếc những khoản tiền đã lỡ mất mà đưa ra những quyết định sai lầm để rồi lâm vào tình cảnh “đã sai, càng sai”.
Nguyễn Hữu Long
