5 bước đơn giản để hoàn thành mọi việc hiệu quả
5 bước đơn giản để hoàn thành mọi việc hiệu quả
Có lẽ chúng ta đều biết trên trang Blinkist, có rất nhiều fan hâm mộ của David Allen vì những phương pháp cải thiện năng suất làm việc của ông đã thay đổi cách làm việc của rất nhiều người. Thay vì mỗi lần nghĩ đến công việc đều có cảm giác áp lực, căng thẳng trước một danh sách việc phải làm bất tận, chúng tôi giờ đây đã biết cách để đối mặt với bất cứ sự phát sinh nào. Và chẳng ai phải làm thêm ngoài giờ nữa.
Nếu bạn muốn thay đổi thói quen làm việc, chúng tôi chân thành giới thiệu bạn nên tìm đọc cuốn Getting Things Done (tạm dịch là: Hoàn thành mọi việc không hề khó). Tuy nhiên, tại sao bạn không xem qua phần tóm lược dưới đây về những ý tưởng cốt lõi mà David Allen đã chia sẻ để giúp làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.
1. Nắm bắt
Sử dụng một cuốn tập, một công cụ quản lý công việc online, một kệ lưu trữ tài liệu hay bất kỳ biện pháp nào mà bạn thích để viết ra tất cả mọi thứ hiện tại đang chi phối đầu óc của bạn. Tất cả những nhiệm vụ - lớn hay nhỏ, việc cá nhân hay việc của tập thể, thực tế hay không tưởng - cũng như các dự án, kế hoạch, việc phải làm đều nên được ghi ra hết. Như David Allen đề cập, hãy liệt kê ra hết những gì khiến bạn bận tâm. Bạn cần phải lôi đống suy nghĩ đó ra khỏi đầu bạn và viết chúng ra một cách cụ thể, rồi sau đó bạn mới bắt tay vào xử lý một cách hợp lý được.
2. Xác định
Lúc này, bạn đã thu thập được mọi thứ và lưu trữ chúng ở một nơi tin cậy, giờ đã đến lúc để khám phá đặc điểm của từng việc. Hãy nhìn vào từng mục trong danh sách và nghĩ "Liệu việc này có thể làm được hay không?" Nếu như câu trả lời là không hoặc không thể thực hiện ngay, thì bạn nên quyết định một là loại bỏ nó, hai là lưu lại để tham khảo về sau. Nếu câu trả lời là có, suy nghĩ thêm xem việc tiếp theo bạn cần làm là gì để có thể hoàn thành nhiệm vụ đó. Nếu như việc đó tốn không quá 2 phút thì hãy làm ngay. Nếu không, hãy giao phó cho người khác hay đưa vào một danh sách khác để sau này bạn có thời gian rồi mới xem xét tiếp.
3. Tổ chức
Bây giờ, đã đến lúc bắt tay vào làm việc. Khi bạn đã chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ rồi, chính là lúc bắt đầu làm việc hơn là tốn thời gian để ngồi sắp xếp mọi thứ hợp lý lần nữa. Tuy nhiên, bằng việc ưu tiên thời gian sắp xếp, bạn sẽ biết rõ hơn cần làm gì tiếp theo, như vậy, bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn. Tạo một danh sách và phân chia các công việc hợp lý, ví dụ như email cần gửi, điện thoại cần gọi, báo cáo cần viết. Nếu có nhiệm vụ nào cần tốn nhiều bước, hãy chia nhỏ chúng ra.
4. Xem lại
Lập ra được danh sách có tổ chức là rất tốt nhưng nếu bạn không xem lại thường xuyên, thì bạn chỉ đang miễn cưỡng tạo ra danh sách đó mà thôi, chứ không nhận được bất kỳ lợi ích gì từ nó! Hãy xem danh sách của bạn càng thường xuyên càng tốt để giúp bạn hình dung những gì quan trọng nhất bạn cần phải làm tiếp theo. Việc xem xét và tái đánh giá thường xuyên này sẽ giúp bạn ưu tiên những nhiệm vụ của mình một cách hợp lý hơn, đồng thời tránh được việc dồn nén những thứ bạn vốn dĩ nên hoàn thành mấy tuần trước.
5. Hành động
Bạn rơi vào giai đoạn phải chạy nước rút? Cứ hành động. Bạn vừa thiết lập một hệ thống tuyệt vời để giúp bạn có thể làm việc hiệu quả nhất. Bây giờ, hãy tận dụng nó. Đánh dấu mỗi việc bạn làm được mỗi ngày theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn có được cảm giác hoàn thành, và tạo nên động lực giúp bạn giải quyết những việc khác nhanh và tốt. Hãy ghi nhớ điều này: Những cảm giác hoàn thành nho nhỏ này sẽ mang lại sự hưng phấn, và bạn sẽ "kết thúc" tất cả mục tiêu, đồng thời vẫn còn thời gian để tận hưởng những điều tốt đẹp khác trong cuộc sống nữa!
Giờ bạn đã biết cách làm việc theo hệ thống, điều quan trọng nhất là phải duy trì nó. Nếu bạn xem xét lại hệ thống của mình hàng tuần, bạn không chỉ sẽ phát hiện ra những gì mình đã hoàn thành, mà còn cảm thấy hưng phấn cho những công việc mà bạn sẽ giải quyết vào tuần tới.
FILI
