Tại sao đa nhiệm lại chặn đường thành công của bạn?
Tại sao đa nhiệm lại chặn đường thành công của bạn?
Có bao giờ bạn lâm vào những tình cảnh này: Phải viết đi viết lại một email vì vừa viết vừa nghe điện thoại, đọc đi đọc lại tin nhắn khi đang đi giữa phố xá đông người.
Khi bạn chạm phải cực hạn của mình hoặc phải vật lộn với việc thiếu tài nguyên, thì thật khó để không phải làm nhiều việc cùng lúc. Nhưng “chụp đầu này, bắt đầu kia” cũng không phải lối sống tối ưu vì những gì bạn thực sự đang làm có vẻ ôm đồm.
Làm nhiều việc cùng lúc đồng nghĩa bộ não của bạn phải tự định hình lại mỗi lần bạn chuyển đổi nhiệm vụ, vì nó phải bỏ qua các quy tắc nhận thức đã áp dụng cho công việc đầu tiên và phải áp dụng một bộ quy tắc hoàn toàn mới cần thiết cho việc tiếp theo mà bạn chuẩn bị làm.
Việc này có thể chỉ mất một phần ngàn giây và bạn cảm thấy cũng không có gì ghê gớm nhưng kỳ thực, sức mạnh tinh thần của bạn đã bị hao hụt. Theo Giáo sư Khoa học Thần kinh của trường MIT, Earl Miller, “Não của bạn cần sử dụng mức năng lượng tinh thần nhiều hơn để tái tập trung vào nhiệm vụ, kiểm tra và sửa lỗi”.
Các nhà nghiên cứu đã tiến hành thí nghiệm: Cho một người mặc bộ đồ chú hề chạy xe đạp giữa đường phố đông đúc. Kết quả cho thấy, những người tập trung xài điện thoại ít có khả năng chú ý hoặc nhớ đến sự xuất hiện của chú hề.Chỉ việc vừa đi vừa nói chuyện điện thoại không thôi cũng khiến năng lực nhận thức của chúng ta giảm đi, vậy điều gì xảy ra khi chúng ta đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng hoặc phân tích các dữ liệu phức tạp?
Hao tổn hơn về mọi mặt
Nhà sinh vật học phân tử và tác giả cuốn sách Những quy tắc của não bộ: 12 nguyên tắc sống còn và phát triển trong công việc, gia đình và trường học, John Medina, tin rằng phải mất hơn 50% lượng thời gian để hoàn thành một việc gì đó khi bạn chuyển đổi nhiệm vụ.
Chi phí đa nhiệm ước tính trên toàn cầu là 450 tỷ USD mỗi năm từ năng suất bị mất, có nghĩa là các doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để sửa chữa lỗi lầm, mà lượng thời gian này có thể dùng để theo đuổi việc kinh doanh mới và mang lại doanh số cao hơn.
Nếu như chỉ xảy ra một lần thì không có gì đáng kể, nhưng nếu tình trạng đa nhiệm xuất hiện nhiều lần thì hậu quả sẽ cộng dồn. Các nghiên cứu ước tính thậm chí chỉ cần tinh thần bị ngắt quãng trong một khoảng thời gian ngắn ngủi thôi cũng ảnh hưởng tới 40% năng suất làm việc của một người. Một cuộc khảo sát các công nhân của Microsoft cho thấy trung bình mất 15 phút để quay lại các nhiệm vụ phức tạp sau khi trả lời e-mail và tin nhắn, và một nghiên cứu của Đại học Utah cho thấy các tài xế mất nhiều thời gian hơn để đến đích khi họ nói chuyện điện thoại trong khi lái xe.
Bạn sẽ phạm nhiều sai lầm
Một nghiên cứu của Viện nghiên cứu Sức khỏe và Y học Quốc gia của Pháp (Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale) phát hiện những người được khảo sát có xu hướng mắc lỗi nhiều gấp 3 lần và thường hay quên đi 1 trong 3 nhiệm vụ mà họ cần làm khi họ làm nhiều việc cùng lúc. Tác giả John Medina nhận thấy tỷ lệ thất bại thậm chí còn cao hơn vì tình trạng đa nhiệm có thể khiến bạn tạo ra nhiều lỗi lầm hơn tới 50%.
Hãy suy nghĩ về điều này: Bộ não của bạn đang bị kéo theo hai hướng. Như Gary Keller lưu ý trong cuốn One Big Thing, “Mỗi khi chúng ta cố gắng làm hai hoặc nhiều việc cùng lúc, chúng ta chỉ đơn giản là phân tán sự tập trung và thế là các kết quả mang lại đều giảm sút”.
Chỉ số IQ và thời gian tập trung sẽ giảm
Các nhà nghiên cứu của Đại học Sussex khi tiến hành quét MRI những người dùng nhiều thiết bị cùng lúc trong thời gian dài (ví dụ như vừa nhắn tin vừa xem TV), thì mật độ chất xám của họ thấp hơn, đồng nghĩa khả năng kiểm soát nhận thức của họ kém hơn và khả năng tập trung hầu như không tốt.
Từ trước đến nay, các nhà tâm lý học cho rằng tình trạng suy giảm nhận thức từ việc đa nhiệm chỉ là tạm thời nhưng các nghiên cứu cho thấy hậu quả có thể kéo dài hơn. Nói chung, những người đa nhiệm sẽ bị suy giảm IQ tương tự những người thức suốt đêm, một số nam giới tham gia cuộc nghiên cứu bị giảm 15 điểm IQ, IQ của họ chỉ tương đương một đứa trẻ 8 tuổi.
Vì vậy, lần tới khi bạn đang cố gắng vừa họp vừa xem tin tức, hãy tự kiểm tra xem sau đó bạn lưu giữ lại được bao nhiêu thông tin.
Gia tăng mức độ căng thẳng
Các nhà nghiên cứu của Đại học California Irvine phát hiện ra nhịp tim của các nhân viên liên tục truy cập vào email thường xuyên tăng cao, trong khi những người truy cập hạn chế ít bị căng thẳng hơn.
Sự thôi thúc bản năng khiến chúng ta muốn làm càng nhiều càng tốt, càng nhanh càng tốt, điều này khiến chúng ta gặp khó khăn trong việc khắc chế xu hướng muốn làm nhiều việc cùng lúc. Nhưng có những điều chúng ta có thể làm để giúp bản thân làm việc hiệu quả hơn thay vì cứ mấy phút lại loay hoay chuyển sang việc khác.
Dành 15 phút để cập nhật tin tức mỗi ngày
Hầu hết chúng ta có thói quen cứ sau 15-20 phút thì lại mở tin tức ra xem. Chỉ cần cập nhật tin tức một lần vào buổi sáng, và đừng chạm vào nó nữa cho đến khoảng 4 giờ chiều là được. Bạn sẽ ít bị phân tâm hơn khi đang làm việc.
Kiểm tra email tại những thời điểm ấn định
Dành thời gian buổi sáng chỉ để trả lời và đọc email, sau đó đến thời điểm ấn định vào buổi chiều mới kiểm tra tiếp. Nghiên cứu của Đại học California Irvine cho thấy khi nhân viên giảm thiểu việc truy cập email liên tục thì họ sẽ hoạt động hiệu quả hơn vì họ có thể tập trung lâu hơn với một công việc và không cần thường xuyên chuyển đổi màn hình thao tác.
Tắt email trong giờ làm việc có thể khiến bạn cảm thấy kỳ lạ, nhưng một khi bạn đặt ra tiêu chí chỉ kiểm tra email vào những thời điểm cố định trong ngày, chẳng hạn như 9 giờ sáng và 3 giờ chiều, thì dần dần mọi người sẽ quen với việc không nên mong đợi phản hồi từ bạn ngoài khung giờ trên.
Tìm ra thời điểm làm việc tốt nhất trong ngày
Hãy đặt ra thứ tự ưu tiên cho mọi việc và lựa chọn những gì có đóng góp nhiều nhất đối với mục tiêu của bạn. Nếu như buổi sáng là khoảng thời gian bạn làm việc tốt nhất, thì trước giờ trưa đừng nên để ai làm phiền bạn, rồi buổi chiều mới tham gia xử lý công việc. Khi sự nghiệp của bạn thăng tiến rồi càng phải lên lịch làm việc chi tiết hơn.
Và hãy nhớ nghỉ ngơi đầy đủ vì bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn khi tinh thần sảng khoái.
Để ý những lúc bạn mất tập trung
Phó Giáo sư Khoa Tâm lý học Nhận thức tại Đại học Kansas, Paul Atchley, khuyên chúng ta nên thay đổi sang một điều mới khi sự tập trung của bạn bắt đầu lung lay nhưng hãy dành một chút thời gian để lưu ý tiến độ của công việc đầu tiên. Sau đó, hãy tập trung cho nhiệm vụ mới càng lâu càng tốt.
Đôi khi, chậm và ổn định thực sự lại tốt. Lần tới khi bạn bị quá tải và rơi vào tình huống “đầu tắt mặt tối”, hãy dừng lại và hít thở một chút. Tập trung hoàn toàn vào một dự án trong một khoảng thời gian định sẵn và bạn sẽ thấy chất lượng công việc và hiệu quả cải thiện rất nhiều. Có ai không mong muốn điều đó chứ?
fili
