ĐHCĐ trực tuyến: Xu hướng tất yếu của doanh nghiệp

ĐHCĐ trực tuyến: Xu hướng tất yếu của doanh nghiệp

Mùa ĐHCĐ đã đến, nhiều DN đang trăn trở với khâu tổ chức đại hội, liệu có đủ số lượng cổ đông tham dự để đảm bảo ĐHCĐ được tiến hành theo quy định, khi DN có quá nhiều cổ đông ở rác rác khắp mọi miền của đất nước? Làm sao họ có thể tập hợp đến một nơi vào kỳ đại hội để tham dự trực tiếp?

Bất lợi đại hội truyền thống

Nhiều cổ đông phàn nàn rằng, họ cũng rất muốn tham dự đại hội để bảo vệ quyền lợi của mình thông qua biểu quyết, nhưng vì quá xa hoặc không thu xếp được thời gian đến tham dự. Một khó khăn khác là ngày tổ chức ĐHCĐ của DN có thể bị trùng với các DN khác, khiến số lượng cổ đông tham dự trực tiếp bị hạn chế (một người là cổ đông của nhiều DN).

Thực tế, một số DN đã thuê địa điểm, cơ sở vật chất cho ĐHCĐ, huy động nhiều nhân sự để chuẩn bị, nhưng đại hội không được tiến hành theo kế hoạch, do không có đủ số cổ đông tham dự, dẫn đến tốn kém chi phí, nhân lực, thời gian và ảnh hưởng đến uy tín của DN.

Tại đại hội, DN phải huy động rất nhiều nhân lực để phục vụ các công việc như đăng ký, kiểm phiếu…, nhưng kết quả vẫn chậm và đôi khi không chính xác, đặc biệt là đối với các DN có số lượng lớn cổ đông tham dự, có nhiều nội dung biểu quyết, có các phần biểu quyết theo phương thức dồn phiếu. Qua nhiều cuộc trao đổi của chúng tôi với DN, rất nhiều lãnh đạo DN băn khoăn rằng, cần chuẩn bị tài liệu ĐHCĐ như thế nào để đảm bảo các vấn đề cần thông qua được thực hiện tuân thủ quy định của pháp luật và thuận tiện cho Hội đồng quản trị khi triển khai, mà không mất cơ hội kinh doanh của DN?

Giải pháp trực tuyến cần được khuyến khích

Điều 26 “Một số vấn đề liên quan đến ĐHCĐ” của Nghị định số 102/2010/NĐ-CP ngày 1/10/2010 hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp quy định, cổ đông có thể tham dự ĐHCĐ theo một trong các hình thức sau: trực tiếp tham dự họp ĐHCĐ; gửi phiếu biểu quyết bằng thư đảm bảo đến Hội đồng quản trị chậm nhất 1 ngày trước khi khai mạc đại hội. Trong trường hợp này, trưởng ban kiểm phiếu của đại hội có quyền mở phiếu biểu quyết của cổ đông đó tại đại hội.

Bên cạnh đó, Quyết định số 12/2007/QĐ-BTC ngày 13/3/2007 về việc ban hành Quy chế quản trị công ty niêm yết tại Khoản 5 Điều 6 “Họp ĐHCĐ thường niên, bất thường” quy định: “Nhằm tăng cường hiệu quả của các cuộc họp ĐHCĐ, công ty niêm yết phải cố gắng tối đa trong việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham gia vào các cuộc họp ĐHCĐ một cách tốt nhất”.

Với những căn cứ trên, DN có thể sử dụng một chương trình giành riêng cho họp ĐHCĐ trực tuyến.  FPTS đã thử nghiệm dịch vụ EzGSM, trong đó có hệ thống  hỗ trợ tạo lập tự động “mã đại biểu” cho từng cổ đông để dùng trong quá trình đăng ký, ủy quyền, bầu cử và biểu quyết tại đại hội. Hệ thống hỗ trợ tạo lập và in ấn chính xác tài liệu đại hội để gửi tới từng cổ đông theo “mã đại biểu”: giấy mời, phiếu bầu cử, phiếu biểu quyết và hệ thống hỗ trợ các chức năng như gửi email, gửi SMS tới tất cả các cổ đông để thông báo về việc tham dự đại hội.

Cổ đông ở bất kỳ đâu đều có thể đăng nhập vào hệ thống (qua Internet) để đăng ký tham dự ĐHCĐ trước khi đại hội được tổ chức, nhờ đó DN có thể biết trước được số lượng người đến tham dự để chuẩn bị cơ sở vật chất phù hợp cho đại hội (tránh lãng phí). Các cổ đông có thể đăng nhập vào hệ thống (qua Internet) để thực hiện việc đăng ký ủy quyền, giúp việc cập nhật và quản lý ủy quyền, phân bổ và quản lý phiếu bầu cử, phiếu biểu quyết của người được ủy quyền được chính xác, kịp thời hơn. Với hệ thống này, cổ đông có thể thực hiện đăng ký trước nội dung bầu cử/biểu quyết trên hệ thống, cổ đông có thể sửa đổi và in phiếu bầu cử/biểu quyết khi đến dự đại hội (tạo thêm các tiện ích và tiết kiệm thời gian cho cổ đông).

Các cổ đông không có điều kiện đến tham dự trực tiếp tại đại hội thì thông qua hệ thống, có thể thực hiện quyền lợi biểu quyết/bầu cử của mình như: đăng ký biểu quyết, in phiếu biểu quyết từ hệ thống rồi ký và gửi phiếu biểu quyết về đại hội trước ngày khai mạc 1 ngày. Tính năng này  sẽ giúp gia tăng tỷ lệ cổ đông tham dự đại hội và tăng khả năng đại hội được tổ chức thành công (theo quy định tại Nghị định 102, cổ đông gửi phiếu biểu quyết về đại hội trước 1 ngày được xem là tham dự đại hội).

Thái Anh, Giám đốc Khối tư vấn DN CTCK FPTS

Đầu tư chứng khoán