5 cách để duy trì năng suất khi làm việc từ xa

5 cách để duy trì năng suất khi làm việc từ xa

Làm việc từ xa nghe có vẻ sung sướng nhưng nếu không áp dụng đúng phương pháp, sự sung sướng này có thể nhanh chóng biến thành thảm họa. Nhiều tự do hơn, theo nhiều phương diện, cũng đòi hỏi phải có tính kỷ luật nhiều hơn.

Nhiều nhân viên làm việc từ xa nhận thấy năng suất bị sụt giảm sau vài tháng đầu tiên làm việc bên ngoài văn phòng. Vì vậy, điều quan trọng là các nhân viên làm việc từ xa phải chuẩn bị sẵn phương pháp để ứng phó với những tình huống có thể xảy ra.

Tin tốt là khi có được sự chuẩn bị hợp lý, chúng ta vẫn có thể giữ được tính hiệu quả trong khi làm việc từ xa.

Tôi đã làm việc từ xa được 2 năm và bằng cách sử dụng 5 phương pháp dưới đây, tôi đã giúp công ty tăng doanh thu lên 3 lần và vẫn có thể tập trung nắm bắt các công việc hàng ngày trong tầm tay.

Dưới đây là 5 cách để duy trì năng suất khi làm việc từ xa:

1. Ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc

Khi làm việc từ xa, bạn có thể dễ dàng rơi vào trường hợp đợi đến lúc mình thức dậy rồi mới ấn định thời gian bắt đầu làm việc. Điều này có thể là một vấn đề lớn.

Tất cả chúng ta đều muốn ngủ, nhưng điều đó khiến chúng ta không thể tương tác với nhóm và tạo cho người khác ấn tượng bạn đang làm việc theo khung giờ của riêng bạn (điều này có thể khiến người khác bực mình).

Nếu bạn đang làm việc cùng múi giờ với nhóm, hãy bắt đầu và kết thúc thời gian làm việc giống hệt như đồng nghiệp của bạn, hãy online và để mọi người có thể liên lạc được với bạn trong khoảng thời gian đó.

Bạn sẽ có cảm giác muốn tiếp tục ngủ hoặc kết thúc sớm, nhưng đừng bỏ cuộc. Khi đã có ý định hoàn thành một số thứ trong khung giờ làm việc của bạn thì đừng nên bỏ qua nó. Hãy hoàn thành công việc trong khung giờ đã được ấn định và cố gắng duy trì trạng thái này. Tất cả chúng ta đều cần một khuôn khổ phù hợp trong thói quen làm việc và điều đầu tiên cần xem xét chính là khung thời gian của bạn.

2. Luôn kết nối với nhóm 

Có nhiều lợi ích khi làm việc cùng đội nhóm: Tăng cường khả năng hợp tác, làm việc cùng nhau, nảy ra những ý tưởng mới từ đồng đội, nhận được lời khuyên vô giá cho những công việc khó khăn.

Đó là lý do tại sao khi làm việc từ xa, bạn cần cố gắng tìm ra cách thức cho phép bạn tiếp cận lập tức với mọi người như khi làm việc cùng đội nhóm trong văn phòng.

Khi làm việc từ xa, tôi luôn kết nối với nhóm trong giờ làm việc để đảm bảo tôi có thể dự phần vào trong các hoạt động hàng ngày.

Với phần mềm Slack, chúng tôi có thể hỏi han nhau, bỏ phiếu cho các ý tưởng và biết được cả ngày mọi người đang làm gì. Mặc dù Slack hoạt động rất tốt, bạn vẫn có thể sử dụng những phần mềm khác như HipChat, Skype hoặc Google Hangouts.

Chỉ cần đảm bảo những người còn lại cũng có mặt trong nhóm chat và họ sẽ giúp bạn tham gia vào các hoạt động hàng ngày.

3. Lên danh sách những việc cần làm và công khai nó

Mọi người đều có những cách ưa thích để lên danh sách những việc cần làm và tất cả đều hợp lệ. Điều quan trọng nhất là bạn phải duy trì và bám vào danh sách đó.

Cá nhân tôi thích liệt kê ra 5 điều mỗi ngày mà tôi muốn hoàn thành, các nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ được giữ ở đầu danh sách. Cuốn sách The One Thing của Gary Keller có trình bày nội dung rất hay, chỉ ra tất cả công việc đều không giống nhau. Vì vậy, hãy đánh giá tầm quan trọng cho tất cả mọi thứ trong danh sách của bạn.

Để gia tăng thêm tính trách nhiệm cho danh sách những việc cần làm, hãy thử chia sẻ danh sách này với nhóm của bạn mỗi ngày. Chúng tôi sử dụng phần mềm Trello để quản lý công việc tại nơi làm việc và đưa danh sách những việc cần làm hàng ngày vào phần mềm đó.

Đó là một cách tuyệt vời để theo dõi được mọi người đang làm gì và những gì họ đã hoàn thành được vào cuối ngày. Hãy thử xem! Chắc chắn điều này sẽ thúc đẩy bạn cố gắng hoàn thành các công việc trước khi mọi người kết thúc giờ làm việc vào buổi tối.

4. Có nơi làm việc thích hợp

Quá nhiều lần, những nhân viên làm việc từ xa nghĩ rằng sẽ không có vấn đề gì khi làm việc trên giường, đi văng hoặc một nơi thoải mái nào đó. Nếu bạn muốn hoàn thành công việc một cách tuyệt vời, có ý nghĩa, bạn cần thiết lập một nơi làm việc cho chính mình.

Điều đó sẽ đưa bạn vào trạng thái thích hợp và nói với bộ não của bạn rằng khi bạn ở trong khu vực đó thì đang là thời gian làm việc. Đây có thể là một chiến lược khó khăn cho những người làm việc từ xa nhưng tôi hứa với bạn rằng năng suất sẽ tăng lên nếu bạn chỉ làm việc tại một nơi xác định như thế.

Điều đó cũng đồng nghĩa bạn sẽ không muốn bật TV, chơi game hoặc làm bất cứ điều gì khác mà bạn sẽ không làm như khi ở văn phòng.

Nếu bạn nghiêm túc về việc tăng năng suất khi làm việc bên ngoài văn phòng, đừng hoài nghi về chiến lược này.

5. Hạn chế những sự quấy nhiễu

Điều này bao hàm cả trong điều 1 và điều 4, và cực kỳ quan trọng nếu bạn dự tính làm việc từ xa.

Nếu bạn đang làm việc ở nhà, bạn có thể dễ dàng lao vào công việc giặt giũ hoặc rửa chén trong khung giờ làm việc. Đừng trở thành nạn nhân của chiếc bẫy này bạn nhé! Khi đang làm việc, bạn cần đặt ưu tiên số một cho công việc của mình.

Sau khi hết giờ làm việc, bạn có thể chăm sóc nhà cửa. Khi làm việc ở nhà, bạn nên tắt TV và đóng trang YouTube lại, hãy làm việc như thể bạn đang ở trong văn phòng và đừng để môi trường xung quanh cản trở bạn.

Tóm tắt

Mặc dù các phương pháp trên có vẻ khó thực hiện nhưng chúng sẽ giúp bạn tăng năng suất trong khi làm việc từ xa. Hãy can đảm đối diện với khó khăn và thử chúng ngay hôm nay, bạn nhé.

Tuệ Nhiên (Theo Wealthygorilla.com)

fili